Wstawianie danych z obrazu w Excelu to mechanizm dostępny od niedawna dla osób będących w programie niejawnych testów pakietu Office. Niedługo zapewne opcja ta zostanie udostępniona na standardowych wersjach Excela. Obraz jako źródło danych to kolejne z kilkudziesięciu dostępnych źródeł danych, z których możemy pobierać dane. W tym przypadku nie jest to jakieś specjalistyczne źródło a coś co może się przydać każdemu użytkownikowi Excela.
Spis Treści
Kiedy wstawianie danych z obrazu ma największe zastosowanie?
Osobiście widzę dwie sytuacje, kiedy wstawianie danych z obrazu może znacząco usprawnić naszą pracę oraz zaoszczędzić sporo czasu. Są to:
- Wszystkie skanowane dokumenty, z których musimy przenieść dane do Excela. Dla przykładu otrzymujemy skany sprawozdań finansowych czy jakichś zestawień z których musimy przenieść dane do komputera. Innymi powszechnymi dokumentami mogą być faktury, z których księgowi musza przepisywać większość zawartych na nich informacji. Do tej pory musieliśmy albo ręcznie przepisać dane albo korzystać z programów które zamieniają obraz na tekst i konwertują na np. pliki Worda lub Excela
- Tabele zamieszczone w internecie – na ogół większość tabel wyświetlanych na stronach internetowych jest łatwych do przeniesienia do Excela. Wystarczy tylko zaznaczyć i skopiować dane lub pobrać je za pomocą Power Query. Jednak co jakiś czas trafiamy na tabelę, która wyświetla się w taki sposób, że nie można jej zaznaczyć lub przy wklejaniu cała tabela się rozsypuje. Za to zawsze da się zrobić wyraźnego screena.
Wstawianie danych z obrazu
Opcja wstawiania danych z obrazu obecnie ulokowana jest na karcie Dane w grupie Pobieranie i przekształcanie danych i ma swój dedykowany przycisk. Klikając w niego możemy wybrać otwarcie obrazu z zapisanego pliku lub bezpośrednio ze schowka co jest bardzo przydatne przy robieniu screenów.
Załóżmy, że chcemy pobrać tabelę z informacjami na temat inflacji w poszczególnych latach, a dane nie są możliwe do zaznaczenie i skopiowania. W takiej sytuacji robimy screena interesującego nas fragmentu strony. Robimy to za pomocą skrótu SHIFT+ZNAK WINDOWS+S. Ważne jest, aby zaznaczyć tylko interesujący nas zestaw danych, a nie robić screena całej strony.
Następnie przechodzimy do Excela i wybieramy opcję wstawienia danych ze zdjęcia ze schowka.
Po kliknięciu pojawia się okno z postępem rozpoznawania tekstu oraz liczb z obrazu. Zazwyczaj zajmuje to kilka sekund.
Po rozpoznaniu danych Excel nie wstawia od razu danych do arkusza, ale daje możliwość zweryfikowania danych. Co ciekawe sam zaznacza kolorem pola z którymi miał problem.
Aby poprawić dane przed załadowaniem klikamy przycisk Recenzja. Pojawia się nam okno, w którym możemy poprawić ręcznie tekst lub wartość albo po prostu zatwierdzić rozpoznane dane. Choć większość tych wartości wystarczy tylko zatwierdzić to ilość tych elementów często jest spora. Istotny problem sprawiają polskie znaki, ale trzeba pamiętać, że jest to ciągle mechanizm w fazie testów więc ostatecznie na pewno będzie działało to o wiele sprawniej.
Po kliknięciu Wstaw dane dodatkowo wyświetla się informacja, że warto mimo wszystko sprawdzić wszystkie dane.
Po zatwierdzeniu Excel wstawia dane w układzie tabelarycznym jak widać na poniższym screenie.
Podsumowanie
Wydawałoby się, że wstawianie danych z obrazu powinno być dostępne w Excelu od dawna. Dostajemy je dopiero prawdopodobnie dlatego, że jest to zupełnie inny typ danych. To nie dane które Excel tylko pobiera. To dane które sam musi rozpoznać i określić ich położenie, dlatego było trzeba stworzyć odpowiednie mechanizmy OCR. Nie ma co narzekać i trzeba się cieszyć, że otrzymujemy ciągle nowe możliwości. Kto wie co będziemy mogli zdziałać za 20 lat, być może większość działań będziemy wykonywać poleceniami głosowymi.
